Aggrekos rekryteringssekretessmeddelande
Vilken typ av information vi har om dig
Personuppgifter, eller personlig information, avser all information om en person som gör det möjligt att identifiera den personen. Det inkluderar inte data där identiteten har tagits bort (anonyma data).
Det finns ”särskilda kategorier” av mer känsliga personuppgifter som kräver en högre skyddsnivå.
Vi samlar in, lagrar och använder följande kategorier av personuppgifter om dig:
- Personliga kontaktuppgifter som namn, titel, adresser, telefonnummer och personliga e-postadresser.
- Födelsedatum.
- Rekryteringsinformation (inklusive kopior av arbetsrättsdokumentation, referenser och annan information som ingår i ett CV eller följebrev eller som en del av ansökningsprocessen)
Som en del av rekryteringsprocessen kan vi också samla in, lagra och använda följande ”särskilda kategorier” av mer känsliga personuppgifter:
- Uppgifter om ras eller etnicitet, religiös övertygelse, sexuell läggning och politiska åsikter som en del av rapporteringsskyldigheten om lika möjligheter
- Information om din hälsa, inklusive eventuella medicinska tillstånd, hälso- och sjukjournaler.
- Information om straffrättsliga domar och brott.
Hur samlar vi in dina personuppgifter?
Vi samlar in personuppgifter om dig genom ansöknings- och rekryteringsprocessen, antingen direkt från kandidater eller ibland från en arbetsförmedling eller leverantör av bakgrundskontroller. Dessutom kan vi då och då samla in ytterligare personuppgifter om dig för att vi ska kunna uppfylla våra rättsliga skyldigheter eller våra verksamhetskrav. Vi kan ibland samla in ytterligare information från tredje part, inklusive tidigare arbetsgivare, kreditupplysningsföretag eller andra bakgrundskontrollföretag.
Hur vi använder dina uppgifter
Vi kommer endast att använda dina personuppgifter när lagen tillåter det. Vanligtvis använder vi dina personuppgifter under följande omständigheter:
- När vi behöver fullgöra det avtal vi har ingått med dig.
- När vi måste uppfylla en rättslig förpliktelse.
- När det är nödvändigt för våra legitima intressen (eller tredje parts) och dina intressen och grundläggande rättigheter inte väger tyngre än dessa intressen.
- När vi behöver skydda dina intressen (eller någon annans intressen).
Situationer där vi använder dina personuppgifter
I vissa fall kan vi använda dina personuppgifter för att utöva våra egna eller våra affärspartners eller kunders legitima intressen, förutsatt att dina intressen och grundläggande rättigheter inte väger tyngre än dessa intressen. De situationer där vi behandlar dina personuppgifter anges nedan.
- Fatta beslut om din rekrytering eller utnämning.
- Fastställa villkoren för ditt arbete hos oss.
- Kontrollera att du har rätt att arbeta i det land där du har sökt tjänsten.
- Bedöma kvalifikationer för ett visst jobb eller en viss uppgift, inklusive beslut om befordran.
- Samla in bevis för eventuella klagomål eller disciplinära förhör.
- Fatta beslut om fortsatt anställning eller engagemang.
- Vidta åtgärder för att avsluta vårt anställningsförhållande.
- Utbildnings- och utvecklingsbehov.
- Fastställa din arbetsförmåga.
- Jämställdhetsövervakning.
Vissa av ovanstående grunder för behandling överlappar varandra och det kan finnas flera grunder som motiverar vår användning av dina personuppgifter.
Ändamålsändring
Vi kommer endast att använda dina personuppgifter för de ändamål för vilka vi samlade in dem, såvida vi inte rimligen anser att vi behöver använda dem av ett annat skäl och det skälet är förenligt med det ursprungliga syftet. Om vi behöver använda dina personuppgifter för ett icke-relaterat syfte kommer vi att meddela dig och förklara den rättsliga grunden som tillåter oss att göra det.
Observera att vi kan behandla dina personuppgifter utan din kännedom eller ditt samtycke, i enlighet med ovanstående regler, där detta krävs eller tillåts enligt lag.
Information om brottmålsdomar
Vi räknar med att vi kommer att ha information om brottmålsdomar. Vi samlar endast in information om brottmålsdomar om det är lämpligt med tanke på arbetsrollens karaktär och där vi har rätt att göra det. I förekommande fall kommer vi att samla in information om brottmålsdomar som en del av rekryteringsprocessen. Denna information kommer endast att lagras så länge den behövs för att hjälpa till att fatta beslut om rekrytering och kommer därefter att raderas på ett säkert sätt.
Automatiserat beslutsfattande
Vi förväntar oss inte att några beslut om dig kommer att fattas på automatiserat sätt, men vi kommer att meddela dig skriftligen om denna tjänst ändras. 3
Datasäkerhet
Vi har infört lämpliga säkerhetsåtgärder för att förhindra att dina personuppgifter av misstag går förlorade, används eller nås på ett obehörigt sätt, ändras eller avslöjas. Dessutom begränsar vi åtkomsten till dina personuppgifter till de anställda, ombud och entreprenörer som har ett affärsmässigt behov av att känna till dem. De kommer endast att behandla dina personuppgifter enligt våra instruktioner och har tystnadsplikt. Information om dessa åtgärder kan erhållas från Aggrekos integritetsteam på DataPrivacy@aggreko.co.uk.
Vi har infört rutiner för att hantera alla misstänkta datasäkerhetsöverträdelser och kommer att meddela dig och alla tillämpliga tillsynsmyndigheter om misstänkta överträdelser som kan påverka dig negativt där vi är skyldiga att göra det enligt lag.
Lagring av uppgifter
Hur länge kommer ni att använda mina uppgifter?
Informationen du lämnar sparas i en fil hos Aggreko i vårt CV-administrationssystem i tolv (12) månader från det datum den lämnades. Om inget jobb har visat sig stämma överens med informationen du lämnade efter den perioden kommer vi att radera din personliga information från vår databas. Om du kontaktas direkt av Aggrekos personalavdelning efter det datum då du lämnade ditt CV kommer Aggreko att lyda under relevant lagstiftning gällande bevarande av ditt CV i sin databas under perioden om de överväger att hyra in eller anställa dig och om du är anställd, under din anställningsperiod. Under vissa omständigheter kan vi anonymisera dina personuppgifter så att de inte längre kan kopplas till dig, i vilket fall vi kan använda sådana uppgifter utan ytterligare meddelande till dig. När du inte längre är anställd, arbetar eller entreprenör för företaget kommer vi att behålla och förstöra dina personuppgifter på ett säkert sätt i enlighet med gällande lagar och förordningar.
Dina rättigheter i samband med personuppgifter
Under vissa omständigheter kan tillämplig sekretesslagstiftning ge dig vissa rättigheter i förhållande till dina uppgifter. Dessa rättigheter beskrivs nedan tillsammans med hur vi kommer att reagera under omständigheter där dessa rättigheter gäller:
- Begära tillgång till dina personuppgifter (allmänt känt som en ”begäran om tillgång från den registrerade”). Under omständigheter där dessa rättigheter gäller kan du begära en kopia av de personuppgifter vi har om dig och kontrollera att vi behandlar dem på ett lagligt sätt.
- Begära rättelse av de personuppgifter vi har om dig. Under omständigheter där dessa rättigheter gäller har du rätt att begära att vi korrigerar ofullständiga eller felaktiga uppgifter som vi har om dig.
- Begära radering av dina personuppgifter. Under omständigheter där dessa rättigheter gäller har du rätt att begära att vi raderar eller tar bort personuppgifter där det inte finns någon god anledning för oss att fortsätta behandla dem. Du kan också ha rätt att begära att vi raderar eller tar bort dina personuppgifter om du har utövat din rätt att invända mot behandlingen (se nedan).
- Invända mot behandling av dina personuppgifter. Under vissa omständigheter kan du ha rätt att invända mot att vi behandlar dina personuppgifter.
- Begära begränsning av behandlingen av dina personuppgifter. Under omständigheter där dessa rättigheter gäller kan du ha rätt att begära att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter.
- Begära överföring av dina personuppgifter till en annan part.
Om du vill granska, verifiera, korrigera eller begära radering av dina personuppgifter, invända mot behandlingen av dina personuppgifter eller begära att vi överför en kopia av dina personuppgifter till en annan part, kontakta Aggrekos integritetsteam på DataPrivacy@aggreko.co.uk.
Vad vi kan behöva från dig
Vi kan behöva begära specifik information från dig för att hjälpa oss att bekräfta din identitet och säkerställa din rätt att få tillgång till informationen (eller utöva någon av dina andra rättigheter). Detta är ytterligare en lämplig säkerhetsåtgärd för att säkerställa att personuppgifter inte lämnas ut till någon som inte har rätt att ta emot dem.
Om du har några frågor om detta integritetsmeddelande kan du kontakta Aggrekos integritetsteam på DataPrivacy@aggreko.co.uk.